DM系统可以建立统一的文档/内容管理平台，把企业的各种文档都统一管理起来；建立好详细的分类，文档之间的关联，使得文档可以被快速的检索以及全文检索；管理好文档的生命周期，特别是管理好版本；对文档的阅读、修改、分发进行严格的权限控制，实现可控条件下的信息共享。

同时考虑系统的建设，在非功能性需求上，系统需要安全、易用、稳定、易扩展、支持多种接口。参考下图：

与其他应用系统、其他业务流程进行整合，完成企业内容的更有效管理及知识沉淀。 参考系统截图如下：